Fragen zum Thema E-Mail

Wie richte ich meine E-Mail-Konten in verschiedenen Mailprogrammen ein?

Wenn Sie die Zugangsdaten von unserem Mitarbeiter erhalten haben, können Sie damit ganz einfach Ihr Mailprogramm einrichten.

Nachfolgend finden Sie Schritt-für-Schritt-Anleitungen für folgende E-Mail-Programme:

Desktop-Mailprogramme

Mobiltelefone / Tablets

Soll/Kann ich die Passwörter für meine Email-Konten abändern?

Sie erhalten von uns Initialisierungspasswörter für Ihre Emailkonten.

Wir empfehlen, das Email-Passwort im Adminpanel auf ein eigenes Kennwort abzuändern.

Zugang zum Adminpanel
(Einloggen mit Ihrem Adminpanel-Benutzer und Passwort)

Warum soll ich unbedingt ein kryptisches Kennwort verwenden?

Wer Ihr Email-Passwort hat, kann nicht nur Identitätsdiebstahl begehen und in Ihrem Namen versenden, sondern sich auch geheime Zugangsdaten zu Bezahlsystemen bei PayPal, Ebay, Zalando usw. per "Passwort vergessen" an Ihre Mailadresse zusenden lassen. Dieses erhebliche Sicherheitsriskiko bedenken viele Kunden nicht.

Hinweise für sichere, kryptische Passwörter:

  • Verwenden Sie kryptische Kennwörter wie zum Beispiel 3Rt(g#2!a0=v
  • Verwenden Sie auf keinen Fall Kennwörter wie "sonne123" oder "Pa$$w0rd". Solche Kennwörter sind binnen Sekunden zu knacken.
  • Benutzen Sie mindestens 12-16 Zeichen
  • Benutzen Sie Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen

Hier können Sie nachlesen, was man mit dem Adminpanel noch alles machen kann.

Was ist der Unterschied zwischen Postfach und Mailadresse?

Postfach

Ein Postfach ist quasi ein Briefkasten an der Hauswand. Hierfür gibt es einen Schlüssel (Passwort). Wer den Schlüssel hat, kann das Postfach öffnen und hineinsehen, was an Post angekommen ist.

E-Mail-Adresse

Auf dem Postfach können mehrere Namensschildchen aufgeklebt sein - für Paul, Susanne, Michael usw. Alle diese Briefe landen dann in einem ! Postfach - auch wenn es mehrere E-Mail-Adressen (Namen) gibt.

Normalerweise wird jedem Postfach nur eine Mailadresse zugeordnet.

Wie lauten die Server-Zugangsdaten für POP3, IMAP oder SMTP?

Bitte benutzen Sie folgende Zugangsdaten für Ihre E-Mail-Postfächer:

  • Emailadresse: wie an Sie vergeben - z.B. praxis@ihredomain.de
  • Passwort: wie an Sie vergeben
  • Benutzer: xd... (nicht identisch mit der Maildresse!)
  • Posteingangsserver (IMAP oder POP3): 27619.whserv.de
  • Postausgangsserver (SMTP): 27619.whserv.de

  • Der Postausgangsserver erfordert !!! Authentifizierung - mit den "gleichen Einstellungen wie für Posteingangsserver"
  • Porteinstellungen / Sicherheit:
    Sie sollten Mails ausschließlich verschlüsselt empfangen und versenden. Verwenden Sie dazu folgende Parameter:
    Bei POP3 stellen Sie bitte auf SSL, Port 995
    Bei IMAP stellen Sie bitte auf SSL, Port 993
    Bei SMTP stellen Sie bitte auf Automatisch (wenn nicht angeboten, auf STARTTLS), Port 587 !!! (Nein - es klappt nicht mit 25 !!!)
  • Wenn Sie POP3 verwenden, sollten Sie eine
    - Kopie aller Nachrichten auf dem Server belassen
    - Vom Server nach 14 Tagen entfernen ! (Sonst läuft irgendwann Ihr Postfach über)
    - i.d.R. Entfernen, wenn aus "Gelöschte Elemente" entfernt

Kommt es zu Fehlern, ist meist der Benutzername nicht richtig (beginnt mit xd...) eingegeben oder wenn das Programm nicht raussendet, steht der SMTP-Port meist nicht auf Port 587.

Bei Routern der Telekom (Speedport) kann es noch erforderlich sein, den Server 27619.whserv.de zu den sicheren Servern für den Mailversand hinzuzufügen.

IMAP oder POP3 - was soll ich benutzen?

Jedes Verfahren hat Vor- und Nachteile. Entscheiden Sie, was für Ihre Zwecke besser passt.

Das IMAP-Verfahren

Über IMAP (Internet Message Access Protocol), wird der komplette Inhalt Ihres Email-Kontos stets mit dem Mail-Programm auf Ihrem Computer oder Smartphone synchronisiert.

IMAP eignet sich besonders, wenn sie das gleiche Postfach auf mehreren Endgeräten nutzen, Mails müssen aber regelmäßig gelöscht werden, damit das Postfach nicht überläuft.

Vorteil: Über IMAP wird Ihr Email-Konto auf allen Geräten synchronisiert. Auf allen Geräten werden jegliche Ordner (Posteingang, Gesendete Mails usw.) synchronisiert, sodass Sie auf allen Geräten einen identischen Mailstand nutzen können.

Nachteile: Alle Mails verbleiben auf dem Server – so kann das Postfach volllaufen. Regelmäßiges Löschen ist erforderlich. Beim Löschen einer E-Mail auf einem Gerät, ist die E-Mail auf allen Geräten gelöscht, da sie vom Server gelöscht wurde.


Das POP-Verfahren

Über POP3 (Post Office Protocol Version 3), werden die E-Mails vom Server auf den eigenen Computer/Tablet heruntergeladen.

POP3 eignet sich bei nur einem Endgerät, wenn man wenig Mails löscht und wenn der Speicher nicht volllaufen soll (unbegrenzter Speicher lokal auf dem eigenen PC).

Vorteil: Idealerweise stellt man ein, dass die Mails i.d.R. nach 14 Tagen vom Server gelöscht werden sollen. So läuft das Postfach nie voll, weil die Mails in erster Linie lokal auf dem Endgerät gespeichert und der Server immer wieder geleert wird.

Nachteil: Mehrere Endgeräte erhalten immer die kompletten eingehenden Mails und werden nicht untereinander synchronisiert. Gesendete Mails liegen nur auf dem sendenden Endgerät.

Kann ich auch einen Webmailer benutzen?

Wenn Sie lieber ohne ein Mailprogramm (ggf. auch von unterwegs) per Browser auf Ihr Mailpostfach zugreifen möchten, benutzen Sie den Webmailer.

Zugang zum Webmailer
(Einloggen mit dem jeweiligen Postfach-Benutzername und Passwort)

Wie filtere ich Spam-Mails aus oder lasse sie löschen?

Wenn Sie viele Spam-Mails erhalten, können Sie diese bequem verschieben oder löschen lassen.

Sie benutzen Microsoft Outlook?

Spam ausfiltern geht mit Microsoft Outlook wie folgt:

Sie benutzen Windows Live Mail?

Spam ausfiltern geht mit Windows Live Mail wie folgt:

Sie haben kein Mailprogramm, das Regeln unterstützt?

Alternativ können Sie auch über Ihr Adminpanel Spam-Mails direkt löschen lassen oder in ein anderes Postfach umleiten.

Zukünftig werden erkannte Spam-Mails sofort unwiderruflich gelöscht.

Wenn Ihnen das zu "radikal" ist, können Sie die Spam-Mails im gleichen Dialog auch in ein anderes Postfach umleiten. Leeren Sie dieses Postfach dann regelmäßig, damit es nicht überläuft.

Wie kann ich Emails in Outlook sichern (Backup)?

In Outlook gibt es die Möglichkeit ein gesamtes Postfach (inkl. aller Unterordner) oder gezielt einzelne Ordner (z.B. Posteingang) in eine Datei zu sichern oder wieder zu importieren.

Dies ist z.B. erforderlich, wenn Sie auf einen neuen PC wechseln, oder ihr Outlook neu installieren möchten oder ein IMAP-Postfach auf dem Server gelöscht wird.

Sollte ich eine E-Mail-Datensicherung machen, wenn ich bisher per IMAP zugegriffen habe?

Sollten sie auf die alten Postfächer bei Rockenstein per IMAP zugegriffen haben (siehe auch: IMAP oder POP3 - was soll ich benutzen?), wird es unbedingt empfohlen, die bisherigen Mail in eine Datei zu sichern und die Datei danach wieder zu importieren. So gehen Sie sicher, dass nach der Serverumstellung und Abschaltung des Servers bei Rockenstein keine Mails verloren gehen. Wenn Sie bisher per POP3 zugegriffen haben, verbleiben die Mails auch nach Serverabschaltung lokal auf Ihrem Rechner. Dann ist die Sicherung nicht zwingend erforderlich.

Wie kann ich E-Mails in eine Datei sichern?

Wie kann ich in eine Datei gesicherte E-Mails wieder in Outlook importieren?

Die Sicherungsdatei kann in Outlook importiert werden und so lassen sich gesicherte Emails wiederherstellen.

Wie kann ich das Senden/Empfangen für bestimmte Konten verhindern (Outlook)?

Wenn Sie per IMAP auf ältere Postfächer zugreifen, sollten Sie unbedingt eine Datensicherung machen und die E-Mails lokal auf Ihrem Rechner sichern / abspeichern, bevor wir den Altserver abschalten und Ihr Postfach dort gelöscht wird. Eine Anleitung für Outlook finden Sie unter:

So verhindern Sie das Senden/Empfangen für bestimmte Postfächer

Es gibt einen "Trick", wie man verhindert, dass Outlook nach dem Löschen eines Postfachs auf dem Server die Mails auch lokal auf Ihrem Rechner löscht - man muss den Kontakt zum Server für dieses Postfach unterbinden!

Wie groß ist der Speicherplatz meines Postfachs?

Normalerweise umfasst Ihr Hostingpaket bei uns 2 GB (Gigabyte) = ca. 2.000 MB (Megabyte).

Davon werden bei normalen Websites ca. 200 MB für die eigentliche Website benötigt (bei großen Sites auch mal mehr).

Für den Versand eines evtl. vorhandenen Kontaktformulares werden nochmal 25 MB benötigt.

Die restlichen ca. 1.775 MB können dann auf eines oder mehrere Postfächer verteilt werden. Wenn Sie zum Beispiel zwei Postfächer benötigen, kann jedes knapp 900 MB an Speicher bekommen.

Was ist, wenn mir der Speicher nicht genügt?

Zusätzlichen Speicherplatz können Sie bei uns jederzeit hinzubuchen. Normalerweise erhöht man den Speicherplatz in Schritten von 2 GB extra. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf, dann geben wir gerne zusätzlichen Speicherplatz für Sie frei.

Wo und wie kann ich die Konfiguration der Postfächer verändern?

Alle zentralen Einstellungen für Ihre Postfächer und Emailadressen werden im sogenannten Adminpanel verwaltet.

Lesen Sie hierzu bitte nach unter:
Was kann das Adminpanel und was kann ich da einstellen?

Außerdem empfehlen wir, die Kennwörter im Adminpanel auf eigene Kennwörter zu ändern.

Was kann das Adminpanel und was kann ich da einstellen?

Der Provider Webhostone ermöglicht es dem Kunden, sehr viele Einstellungen selbst vorzunehmen.

Das Adminpanel ist der zentrale Zugang zu den Einstellungen rund um Ihre Email. Hier können Sie zum Beispiel

  • zusätzliche Postfächer einrichten
  • das Kennwort für ein Mailpostfach verändern
  • vorhandenen Speicherplatz auf die Postfächer (um-)verteilen
  • die Schärfe des Spamfilters verändern
  • einen Autoresponder (automatische Antwortmail) komfortabel einstellen
  • und vieles mehr.

Zugang zum Adminpanel
(Einloggen mit Ihrem Adminpanel-Benutzer und Passwort)

Wie setze ich einen Autoresponder?

Gerade zur Urlaubszeit ist ein Autoresponder oftmals unverzichtbar. Wir bieten Ihnen diese
Möglichkeit in jedem Tarif kostenlos an und geben Ihnen nachfolgend Tipps zur Einrichtung.

Wie kann ich die Speicher der Postfächer neu verteilen?

In Ihrem Hostingpaket steht Ihnen eine bestimmte Menge Speicherplatz zur Verfügung. Dieser wird auf Website sowie Postfächer verteilt.